System är bra till mycket. I fantasin är de bra på allt. Särskilt bra är de för personer som inte har någon erfarenhet av att bygga eller arbeta med dem. Då tar de sig nästan mytologisk form.

Normalinställningen är att en databas alltid gör alla lägen bättre. Hos mig är undantaget som bekräftar regeln vår tekniktunga utvecklingsavdelning som ägnar dagarna i ända åt att bygga egna lösningar. De vet att vissa problem i stället bäst löses genom att man helt enkelt anställer någon som använder papper och penna. De förstår också att den eftersträvade hävstången som systemen är tänkta att utgöra kommer bundlade med en tung ryggsäck, en kostnad och ett släpankare i form av begränsningar. Ironiskt nog tycks det alltså som om vi som bygger systemen också är de som helst låter bli dem.

En kunskap som följer med jobbet är att ett system tar bort frihetsgrader. Det är en insikt som alltför ofta drabbar beställare först efter leveransen. Systemet bygger en process, plöjer hjulspår som är lysande om många personer ska göra exakt samma sak på samma sätt på många platser och under lång tid. Kan man inte kompromissa med dessa frihetsgrader utan i stället behöver arbeta lite hursomhelst kan man lika gärna hålla sig till Excel (som märkligt nog tycks lösa de flesta behov från shoppinglistor till kommissionsuträkningar).

När jag tänker tillbaka på de senaste årens största misstag hamnar de fellanserade systemen – alltså lanseringar av system som är önskade snarare än behövda – överst på pallen. Det jag skäms mest över är att jag släppt igenom dem mot bättre vetande.

Särskilt tydligt har det varit i ett par olika fall där vi har ersatt små specialiserade organisationer med system. I stället för att tre personer gör ett lysande arbete skaffar vi ett system som sprider ut dessa tre personers jobb på hundra chefer som i stället måste lägga en kvart extra i veckan på att göra jobbet sämre. En kvart låter inte mycket, men för den som redan är lastad (och bara lagom insatt i och intresserad av uppgiften) kan det snabbt bli femton minuter för mycket. Bättre definition av suboptimering finns väl knappast.

Så inför hösten 2011 har jag en mission – eller ett midsommarlöfte om ni vill: att göra alla mina kollegor till briljanta beställare som förstår skillnaden mellan ett önskat och ett behövt system.

Samtidigt startar upprensningen. Kampen mot de dumma lösningarna börjar. Även lanserade lösningar kan pensioneras.

Mitt nya stridsrop är kort och kärnfullt: Sänk pensionsåldern!

Taggmoln: pensionera system, suboptimering