Effektivitet i ett bolag är ofta ett lustigt nollsummespel. Ska jag vinna måste någon annan betala priset. Det optimala finns till syvende och sist på samma plats som skönheten: i betraktarens öga.

Därför har jag aldrig helt sympatiserat med dem som primärt bara vässar den egna verksamheten. Det låter bra men är ofta både fel och fantasilöst – och samtidigt så enkelt att förstå. När allt kommer omkring ska vi alla försvara en budget, en organisation och våra egna resultat.

Tyvärr kan man med den egna effektiviteten som främsta mål motivera de mest hårresande förändringar. I en enögt budgetstyrd verksamhet är det enkelt att glömma det som Peps Persson redan på sjuttiotalet kallade falsk matematik.

Min egen vardag är ett bra exempel. Genom att optimera för de egna resurserna har jag en god chans att göra arbetet enkelt för mig och de mina. Problemet är att bolagets över 1100 andra personer får betala för vår effektivitet. Suboptimering som självändamål.

Och såklart, det är enkelt för oss om alla har samma sorts dator. Och operativsystem. Och webbläsare. Och säkerhetslösning. Och accessmetod. Och så vidare. Frågan är bara om det är bra för alla de andra. Personligen tror jag inte det. Tvärtom tror jag de vill kunna välja själva och att vårt jobb måste vara att kratta manegen för valfrihet snarare än likriktning. Men visst – det gör inte mitt personliga liv enklare, och ska inte heller göra det.

Därför är budskapet i mina korridorer att vårt jobb inte är att göra det enkelt för oss. Vårt jobb är att göra det enkelt för alla andra. Kan vi göra vårt jobb enklare samtidigt – utan att det kostar andra någonting – ser vi det som en lyckad bieffekt.

Beskrivet med Peps krassa logik hoppas jag att de flesta skulle hålla med om att 65 personers framgång på 1100 personer bekostnad är falsk matematik. Ändå är det så många delar av en verksamhet styrs och bedöms: en blind övertygelse att bolag sköts bäst när varje avdelning optimerar på sina egna resurser i stället för nyttan hos användarna.

För egen del är jag en suboptimal motvallskärring. Det är på totalen våra insatser ska löna sig, inte på avdelningsbudgeten. Högre kostnad och lägre effektivitet hos mig kan vara den viktigaste vinnarformeln i världen.

Valfrihet av datorer är bara ett exempel. Den blinda och missriktade önskan att effektivisera finns överallt, och det är en sjuka som man bara kan bota med en god portion omblandning och allmänbildning i bolaget så att fler vet och förstår hur man går andras ärenden och inte bara sina egna.

Ibland tänker jag på en gammal replik ur Star Trek, där de insåg samma sak:

Spock: — The needs of the many outweigh the needs of the few.

Kirk: — Or the one.

Taggmoln: peps, kirk, spock, Star Trek, suboptimering

System är bra till mycket. I fantasin är de bra på allt. Särskilt bra är de för personer som inte har någon erfarenhet av att bygga eller arbeta med dem. Då tar de sig nästan mytologisk form.

Normalinställningen är att en databas alltid gör alla lägen bättre. Hos mig är undantaget som bekräftar regeln vår tekniktunga utvecklingsavdelning som ägnar dagarna i ända åt att bygga egna lösningar. De vet att vissa problem i stället bäst löses genom att man helt enkelt anställer någon som använder papper och penna. De förstår också att den eftersträvade hävstången som systemen är tänkta att utgöra kommer bundlade med en tung ryggsäck, en kostnad och ett släpankare i form av begränsningar. Ironiskt nog tycks det alltså som om vi som bygger systemen också är de som helst låter bli dem.

En kunskap som följer med jobbet är att ett system tar bort frihetsgrader. Det är en insikt som alltför ofta drabbar beställare först efter leveransen. Systemet bygger en process, plöjer hjulspår som är lysande om många personer ska göra exakt samma sak på samma sätt på många platser och under lång tid. Kan man inte kompromissa med dessa frihetsgrader utan i stället behöver arbeta lite hursomhelst kan man lika gärna hålla sig till Excel (som märkligt nog tycks lösa de flesta behov från shoppinglistor till kommissionsuträkningar).

När jag tänker tillbaka på de senaste årens största misstag hamnar de fellanserade systemen – alltså lanseringar av system som är önskade snarare än behövda – överst på pallen. Det jag skäms mest över är att jag släppt igenom dem mot bättre vetande.

Särskilt tydligt har det varit i ett par olika fall där vi har ersatt små specialiserade organisationer med system. I stället för att tre personer gör ett lysande arbete skaffar vi ett system som sprider ut dessa tre personers jobb på hundra chefer som i stället måste lägga en kvart extra i veckan på att göra jobbet sämre. En kvart låter inte mycket, men för den som redan är lastad (och bara lagom insatt i och intresserad av uppgiften) kan det snabbt bli femton minuter för mycket. Bättre definition av suboptimering finns väl knappast.

Så inför hösten 2011 har jag en mission – eller ett midsommarlöfte om ni vill: att göra alla mina kollegor till briljanta beställare som förstår skillnaden mellan ett önskat och ett behövt system.

Samtidigt startar upprensningen. Kampen mot de dumma lösningarna börjar. Även lanserade lösningar kan pensioneras.

Mitt nya stridsrop är kort och kärnfullt: Sänk pensionsåldern!

Taggmoln: pensionera system, suboptimering